Ciencias tcnicas y aplicadas

Artculos de investigacin

 

Propuesta de un Data Warehouse para el anlisis de la circulacin bibliogrfica en la biblioteca de la Universidad Nacional de Educacin

 

Proposal of a Data Warehouse for the analysis of the bibliographic circulation in the library of the National University of Education

 

Proposta de Data Warehouse para anlise da circulao bibliogrfica na biblioteca da Universidade Nacional de Educao

Lourdes Gabriela Orellana-Guerra I

[email protected]

https://orcid.org/0000-0002-4982-9253

 

Milton Campoverde-Molina II

[email protected]

https://orcid.org/0000-0001-5647-5150

 

Correspondencia: [email protected]

 

 

*Recibido: 16 de marzo de 2021 *Aceptado: 22 de abril de 2021 * Publicado: 10 de mayo de 2021

 

 

 

 

       I.            Ingeniera de Sistemas, Jefatura de Posgrados, Universidad Catlica de Cuenca, Cuenca, Ecuador.

    II.            Magister en Docencia Universitaria, Magister en Evaluacin y Auditoria de Sistemas Tecnolgicos, Ingeniero de Sistemas, Docente de la Unidad Acadmica de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (TIC), Jefatura de Posgrados, Universidad Catlica de Cuenca, Cuenca, Ecuador.

 

 

 

 

 

Resumen

Uno de los principales problemas que enfrentan las bibliotecas, es la falta de informacin actualizada de la circulacin bibliogrfica (prstamos, devoluciones y renovaciones). Esto dificulta la toma de decisiones y asignacin de presupuestos frente a las necesidades de los usuarios, sobre todo en las bibliotecas pblicas. El objetivo de este trabajo de investigacin es implementar una herramienta de Inteligencia de Negocios Data Warehouse, para realizar un anlisis descriptivo y predictivo de la demanda de libros de los estudiantes de la Universidad Nacional de Educacin (UNAE); en esta investigacin se utilizan los datos de la Biblioteca de la UNAE (periodo 2016-2021). La metodologa empleada en este trabajo, centr su anlisis en los requerimientos del negocio, para definir las tablas de dimensiones y la de hechos, con las cuales, se dise el modelo de datos aplicando el esquema en estrella. Luego se realiz el proceso de extraccin, transformacin y limpieza de datos, usando sentencias SQL. Con los datos listos, se procede a la explotacin de los mismos y la creacin del Dashboard. Los resultados permitieron identificar los libros ms prestados y los libros en mora por campus Universitario. En conclusin, este anlisis servir como apoyo a la toma de decisiones, acerca del volumen de libros a adquirir para el siguiente periodo acadmico, cantidad de atenciones al usuario, para finalmente iniciar campaas de marketing para incentivar el uso de los libros.

Palabras clave: Circulacin Bibliogrfica; Dashboard; Data Warehouse; Inteligencia de Negocios; Power BI.

 

Abstract

One of the main problems that libraries face is the lack of updated information on bibliographic circulation (loans, returns and renewals). This makes it difficult to make decisions and allocate budgets in view of the needs of users, especially in public libraries. The objective of this research work is to implement a Data Warehouse Business Intelligence tool, to carry out a descriptive and predictive analysis of the demand for books of the students of the National University of Education (UNAE); In this research, data from the UNAE Library (period 2016 -2021) were used. The methodology used in this work focused its analysis on the business requirements, to define the dimension tables and the fact tables, with which the data model was designed by applying the star schema. Then the data extraction, transformation and cleaning process was carried out, using SQL sentences. With the data ready, we proceed to the exploitation of the same and the creation of Dashboard. The results made it possible to identify the most borrowed books and books in arrears by university campus. In conclusion, this analysis will support decision making regarding the volume of books to be acquired for the next academic period, the amount of user services, and finally, the initiation of marketing campaigns to encourage the use of books.

Keywords: Bibliographic Circulation; Dashboard; Data Warehouse; Business Intelligence; Power BI.

 

Resumo

Um dos principais problemas que as bibliotecas enfrentam a falta de informaes atualizadas sobre a circulao bibliogrfica (emprstimos, devolues e renovaes). Isso dificulta a tomada de decises e a alocao de oramentos em funo das necessidades dos usurios, principalmente em bibliotecas pblicas. O objetivo deste trabalho de pesquisa implementar uma ferramenta de Data Warehouse Business Intelligence, para realizar uma anlise descritiva e preditiva da demanda por livros dos alunos da Universidade Nacional de Educao (UNAE); Esta pesquisa utiliza dados da Biblioteca UNAE (perodo 2016-2021). A metodologia utilizada neste trabalho focou sua anlise nos requisitos de negcio, para definir as tabelas de dimenso e as tabelas de fatos, com as quais o modelo de dados foi desenhado aplicando o esquema estrela. Em seguida, foi realizado o processo de extrao, transformao e limpeza dos dados, usando instrues SQL. Com os dados prontos, procedemos explorao dos mesmos e criao do Dashboard. Os resultados permitiram identificar os livros mais emprestados e os livros em atraso por campus universitrio. Em concluso, esta anlise servir de suporte para a tomada de deciso, sobre o volume de livros a serem adquiridos para o prximo perodo letivo, a quantidade de ateno ao usurio, para finalmente iniciar campanhas de marketing de incentivo ao uso de livros.

Palavras-chave: Circulao Bibliogrfica; Painel; Armazm de dados; Inteligncia de negcios; Power BI.

 

Introduction

Es necesario incorporar la Inteligencia de Negocios para facilitar la toma de decisiones de las bibliotecas, de las instituciones de educacin superior, de los consorcios y redes de las que forman parte; esto incluye: datos en tiempo real, costos y optimizacin de los usos de las colecciones. Tambin se necesita ampliar el anlisis del impacto curricular y de la investigacin, por ejemplo, indagar para conocer mejor el nmero de estudiantes que usaron estos recursos y qu resultados acadmicos obtuvieron. Otros campos a manejar indican: gestin de usuarios; informacin completa sobre el uso y circulacin de los recursos disponibles; gestin de prstamos dentro de la biblioteca; datos en tiempo real, sin recurrir a informacin que se obtenga por consultas a personal externo; aplicaciones de inteligencia referente a recursos, pero tambin a las actividades de la biblioteca que incluyan conocer la satisfaccin de los usuarios y la institucin. La gestin de bibliotecas en las universidades pblicas de Ecuador ha tenido un cambio, al automatizarse, mediante sistemas de gestin bibliotecario por software libre (Subsecretara de Infomtica de la Repblica del Ecuador, 2009), en cumplimiento con el decreto ejecutivo No. 1014 emitido el 10 de abril de 2008.

Este Software Libre en sistemas y equipamientos informticos, para la Administracin Pblica de Ecuador, hace uso de herramientas internacionales que ya han sido desarrolladas, por ejemplo: el Koha y/o PMB para la gestin bibliotecaria. Los cuales se han vuelto programas de acompaamiento, con un acceso fcil para la educacin superior, siendo diseados para el almacenamiento y recuperacin de informacin, donde su uso es enfocado en el rea bibliogrfica y para que cumpla con los requisitos para gestionar las estadsticas del paso de informacin; aunque estas aplicaciones no se ajustan por completo a las caractersticas propias de las bibliotecas universitarias pblicas ecuatorianas, dado que carecen de integracin de sistemas de gestin acadmica (Presidencia de la Repblica del Ecuador, 2008).

La bibliografa (Evans & Schonfeld, 2020) indica que, el negocio de las bibliotecas de la educacin superior se encuentra en medio de un cambio continuo y rpido. Gestionar las colecciones es un apartado de la gestin de bibliotecas. Estas apoyan la enseanza - aprendizaje y, las nuevas investigaciones; estn administrando productos y servicios, en lnea y fuera de ella. Las ofertas de servicios promueven su expansin y, la evolucin tecnolgica acompaa estos avances; a esto se suma la presin por reducir los costos y las barreras, de modo que las personas que desean aumentar su nivel de estudio, puedan adquirir facilidades.

La responsabilidad de las bibliotecas acadmicas ha evolucionado, sin embargo, los Sistemas Integrados de Bibliotecas (ILS) an se enfocan, de manera obsoleta y limitada, en la adquisicin, administracin y entrega de objetos; mientras an se ignora la relevancia del usuario final, que permanece en segundo plano. Es imperativo que los sistemas bibliotecarios se relacionen con las necesidades acadmicas, para mejorar su servicio a la comunidad educativa, relacionando el contenido con cada competencia, fomentando las habilidades, los niveles de complejidad, la vinculacin al currculo, los planes docentes, las evaluaciones y la acreditacin de los conocimientos que debe superar el estudiante.

Las bibliotecas universitarias ecuatorianas segn (INEC, 2015), indica que en su mayora, ofrecen a sus usuarios las herramientas de tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC), para llevar a cabo los procesos de la gestin bibliotecaria sistematizada, as los usuarios tienen las facilidades para realizar las actividades de investigacin y el personal de biblioteca pueda realizar la gestin bibliotecaria oportuna. Pero, es el rea administrativa la que presenta varios inconvenientes de carcter tecnolgico, pues en la actualidad el personal que administra el sistema, es el que debe tener un conocimiento adicional bsico necesario sobre las bases de datos relacionales, sentencias SQL y esquema de base de datos de estos sistemas. Ahora, si bien existen algunos mdulos de carcter intuitivo para cualquier tipo de usuario, estos vienen con limitaciones paramtricas reduciendo las posibilidades de obtener informacin necesaria para tomar decisiones. Por otro lado, existen aquellos que brindan la opcin de proporcionar informacin ms detallada, pero, exigen conocimiento tcnico de base de datos y/o lenguaje SQL, referente al esquema de la base de datos de estos sistemas.

Otro inconveniente al utilizar los sistemas de gestin bibliotecaria, es que no tienen incorporados Dashboard que manejen informacin precisa y relevante, para la toma de decisiones importantes a corto, mediano y largo plazo. Esto repercute directamente sobre el presupuesto anual de la Universidad, por mencionar, las nuevas adquisiciones de material bibliogrfico, donde es necesario la justificacin bibliotecaria tcnica real, en procesos de contratacin pblica. Adems, reduce la utilizacin de material bibliogrfico subutilizado, evidenciando las prioridades de adquisicin y las necesidades de sus usuarios para consultas.

Las bibliotecas acadmicas y de investigacin se han expandido, por lo tanto, el trabajo del personal administrativo se est transformando. Las colecciones por s solas no son suficientes para presentar nuevas propuestas de valor y establecer el retorno sobre la inversin (ROI) para las instituciones. Estas bibliotecas no solo estn administrando los recursos centrados en la coleccin, tambin estn contribuyendo a la productividad de los profesores y al xito de los estudiantes; quienes, apoyados en el avance tecnolgico, tienen clara la variacin de las necesidades o requisitos de los usuarios (Evans & Schonfeld, 2020).

Esta investigacin tiene como objetivo implementar una herramienta de Inteligencia de Negocios Data Warehouse, para realizar un anlisis descriptivo y predictivo de la demanda de libros de los estudiantes de la Universidad Nacional de Educacin (UNAE); en esta investigacin se utilizan los datos de la Biblioteca de la UNAE (periodo 2016-2021). As, se dar una respuesta a las siguientes interrogantes de investigacin:

         Cul es el nmero de prstamos, renovaciones y devoluciones, realizadas por cada biblioteca?

         Cules son las 5 clasificaciones del sistema decimal Dewey con ms movimiento?

         Cules son los 5 ttulos de libros ms solicitados?

         Cules son las 3 categoras de usuarios con ms das en mora?

En cuanto a la estructura y contenido del artculo, se presentan diferentes secciones que se detallan a continuacin: en la seccin 2 se muestran los conceptos relacionados de la investigacin; en la seccin 3 la revisin de diferentes fuentes bibliogrficas de experiencias y resultados de investigaciones de inteligencias de negocios; en la seccin 4 se detalla la metodologa utilizada para desarrollar esta investigacin; en la seccin 5 se muestran los resultados de la demanda de los libros por usuarios y el pronstico en un periodo determinado; finalmente, en la seccin 6 se establecen las conclusiones de acuerdo a los resultados obtenidos.

 

Desarrollo

Conceptos relacionados

         Inteligencia de Negocios

Segn Mndez del Ro (2006), la Inteligencia de Negocios presenta un conjunto de herramientas y aplicaciones que facilitan la toma de decisiones, adems, posibilitan el acceso interactivo, mejoran el anlisis y la manipulacin de cualquier informacin corporativa crtica. Segn Mara Prez Marqus (2015), la Inteligencia de Negocios define como un conjunto de estrategias que estn enfocadas a la administracin y creacin de los conocimientos sobre el medio, a travs de los anlisis de los datos en una organizacin o empresa.

         Data Warehouse

Mndez Andrea, Mrtire Ariel, Britos P. y Garca Martnez R. (2003), indicaron que el Data Warehouse es una tecnologa que ayuda a la organizacin a responder preguntas esenciales para la toma de decisiones y poder acceder a las ventajas competitivas y mejorar la posicin que se encuentra en el mercado que operan. (Ramos, 2016), indic que un Data Warehouse es una base de datos integrada a la informacin depurada de diversas fuentes que se encuentran en la organizacin. La informacin debe ser homognea y fiable que almacene de forma que permita su anlisis desde muy diversas perspectivas.

         Esquema estrella

Moody y Kortink (2000), indicaron que para visualizar datos se recomienda el modelo estrella conformado por una tabla de hechos, la cual contiene las medidas y cada una de ellas se relaciona a un solo registro de una tabla dimensin. Ramos (2016), indic que a la hora de modelar el Data Mart o Data Warehouse, se debe decidir cul es el esquema ms apropiado para la obtencin de los resultados que pretendemos conseguir cantidad de tablas en la base de datos y la cantidad de relaciones entre ellas y, por lo tanto, la cantidad de uniones requeridas en las consultas de los usuarios.

         Anlisis Predictivo

Segn Siegel (2013), describe al anlisis predictivo como: la tecnologa que aprende de la experiencia para predecir el futuro comportamiento de individuos para tomar mejores decisiones. El anlisis predictivo pertenece al rea de la minera de datos, esto quiere decir que se basa en la extraccin de informacin existente en los datos y, se utiliza para predecir tendencias y patrones de comportamiento, lo cual aplica sobre cualquier evento desconocido, en cualquier lnea del tiempo: pasado, presente o futuro (Timn, 2017). Power BI es una herramienta que brinda a los usuarios a visualizar no solo lo que sucedi en el pasado y lo que sucede en el presente, sino que tambin lo que puede suceder en el futuro, mediante predicciones por medios tcnicos de Series Temporales.

         Power BI

Esta es una herramienta que admite combinar diversas bases de datos, para despus crear sistemas que analicen la informacin que contiene. Entonces, la informacin se puede presentar de manera que los formatos sean fciles de entender y emplear (Palencia, 2019). Power BI es una solucin de investigacin que le permite ver y compartir datos, conectarse a mltiples bases de datos y generar potentes componentes e informes. Adems, proporcionamos servicios desde una aplicacin de escritorio de Windows llamada Power BI Desktop, un servicio en internet, software como servicio (SaaS), llamado Servicio Power BI, o una aplicacin mvil Power BI disponible en telfonos mviles y tablets. Con BI Desktop, puede crear plantillas de datos, crear vistas e informes, compartir archivos de informes o incrustarlos en aplicaciones y sitios web (Microsoft Power, 2020).

         Koha

Segn Gonzlez Araujo, Rivero, Mndez Zapata y Bocanegra Esqueda (2014) indicaron que la aplicacin Koha, es un sistema integral de automatizacin de bibliotecas de cdigo abierto, esto significa que el software se distribuye de forma gratuita y se puede implementar, copiar, distribuir, leer y editar segn sea necesario, cuentan con los sistemas de gestin, adquisiciones y catalogacin. Segn Gonzlez, Vega y Jimn (2009) indicaron, que la aplicacin Koha es un software que llega a cumplir funciones de automatizacin, de tal forma que se puedan realizar las tareas que ejecuta una biblioteca.

 

Trabajos relacionados

En el Centro de Documentacin Regional Juan Bautista Vzquez, perteneciente a la Universidad de Cuenca, se propuso una arquitectura de Data Warehouse, que integra, procesa y almacena y visualizan datos, mediante herramientas de procesamiento analtico en lnea (OLAP). Que facilit a los directores de bibliotecas la generacin de informes personalizados, incluso los procesos transaccionales diarios maduraron y fueron vistos desde una perspectiva satisfactoria y concluyen, indicando que la implementacin confirm la viabilidad y eficacia al integrar con xito mltiples y heterogneas fuentes y formatos de datos, siendo el enfoque propuesto (Haro & Prez, 2014).

La Biblioteca del Centro de Aplicaciones Espaciales, con el propsito de decidir sobre la prestacin de servicios eficientes, mediante la comprensin y la prediccin de las necesidades de los usuarios, analiz los datos de transacciones de la biblioteca recuperados del software de gestin de bibliotecas integrado KOHA, y los datos de uso del sitio web de la biblioteca, ms los recursos electrnicos en el Centro de aplicaciones espaciales, visualizaron el anlisis a travs del diagrama de dispersin y el grfico de barras, empleando la herramienta Matplotlib y finalmente concluyen que les sirvi para renovar los recursos electrnicos, con conocimiento de causa (Patnaik, 2019).

Se tiene otro caso de estudio referencial til, en la Bibliotecaria de la Universidad Cristiana Panafricana (Wakahia, 2019) donde se realiz un anlisis de Big Data y uso de recursos electrnicos, con la finalidad de aplicarla como una herramienta para evaluar su uso en la configuracin de la biblioteca acadmica en Kenia, con referencia a la biblioteca de una universidad privada. Los resultados revelaron que se utilizaron varias bases de datos y permiti detectar bases de datos y recursos bibliogrficos subutilizados. A partir de los patrones de uso, qued evidenciado que el nivel de utilizacin de la plataforma de recursos electrnicos de la biblioteca de la Universidad era muy bajo. Y se concluy que el anlisis de Big Data es una herramienta necesaria, muy til y poderosa, para investigar las tendencias y patrones de bsqueda, adems del uso de recursos electrnicos dentro de las bibliotecas universitarias de Kenia. Por medio del anlisis de Big Data y la minera de datos, se descubren patrones de uso y tendencias, como la intensidad de uso, que bien pueden relacionarse con la precisin, a travs de otras herramientas.

 

Metodologa

La metodologa utilizada se describe a continuacin:

         Anlisis de los requerimientos del negocio: Se levanta la informacin de acuerdo a los requerimientos de la Biblioteca Nacional de Educacin UNAE, conjuntamente con su personal, delimitando a la investigacin en los datos que facilita mdulo de circulacin de la aplicacin Koha.

         Elaboracin del modelo estrella: Se elabora el modelo estrella conformado por la tabla de hechos y las tablas de dimensiones, considerando los atributos, medidas necesarias para poder presentar los datos.

         ETL: Se realiza el proceso de extraccin, transformacin y carga, siguiendo exclusivamente los pasos que brinda la herramienta Power BI en esta seccin del proceso automtico.

         Diseo e implementacin del Dashboard con la herramienta Power BI Desktop: Como ltimo paso para la visualizacin de datos, se utiliza el Dashboard de la herramienta Power BI para presentar la informacin del nmero de prstamos, renovaciones y devoluciones que realizan los usuarios de la biblioteca, los ttulos de libros ms solicitados y las clasificaciones Dewey que tienen ms movimiento dentro de la biblioteca.

 

Resultados

Se parte de una base de datos origen en MySQL, para la extraccin de datos se identifican las tablas que se necesitan para realizar el Data Warehouse, luego se construye el proceso de transformacin de datos siguiendo el modelo estrella con la definicin de las tablas de dimensiones y la de hechos, para luego cargar o visualizar la informacin por medio de la creacin de los Dashboard y justificar el tema de la investigacin realizada.

         Anlisis de los requerimientos del negocio

Para definir los requerimientos del negocio en el rea de biblioteca, en el mdulo de circulacin (prstamo, renovaciones y devoluciones), se realiza la obtencin de datos del sistema de gestin bibliotecario Koha de la biblioteca de la Universidad Nacional de Educacin, el cual tiene una base de datos en MySQL. En la Tabla 1, se evidencian los datos de circulacin, desde el 2015 hasta 2021.


Tabla 1: Registro de nmero de prstamos, devoluciones y renovaciones por biblioteca y por ao.

Biblioteca

2015

2016

2017

2018

2019

2020

2021

Total

BPROCU

 

 

2

 

 

 

 

2

return

 

 

2

 

 

 

 

2

BSVUNAE

 

 

 

23

149

 

 

172

issue

 

 

 

12

59

 

 

71

renew

 

 

 

5

37

 

 

42

return

 

 

 

6

61

 

 

67

BUNAE

737

6556

10887

24478

21948

4428

265

69299

issue

353

3053

5333

11947

10630

1982

33

33331

renew

26

522

524

1203

972

414

189

3850

return

358

2990

5052

11413

10400

2040

43

32296

LABUNAE

 

 

6

 

42

185

 

233

issue

 

 

 

 

27

69

 

96

renew

 

 

 

 

13

49

 

62

return

 

 

6

 

2

67

 

75

Total

737

6556

10895

24501

22139

4613

265

69706

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fuente: Autora Propia.

 

         Elaboracin del modelo estrella

En funcin del anlisis de requerimientos, tomando como base los negocios, se definen las tablas de dimensin y la de hechos. A continuacin, se describen las tablas antes mencionadas con sus respectivos atributos:

         Tabla dimensin usuario

     Contiene la informacin de los usuarios, con su direccin y telfono, con los siguientes atributos: borrowernumber, cardnumber, surname, firstname, title, address, address2, city, state, country, email, phone, mobile, categorycode, dateenrolled, dateexpiry, sex, usuario.

         Tabla dimensin fecha

     Contiene los datos que detallan la transaccin de la circulacin y la granularidad mnima por da, con los siguientes atributos: fechatransaccion, solofecha, fechastatis, issuedate, Ao, Mes, Nombre del mes, Da, Nombre del da, Hora, Minuto.

         Tabla dimensin biblioteca

     Contiene los datos que detallan a cada biblioteca de la universidad, con los siguientes atributos: biblio_id, biblio_nombre, biblio_ubicacion

         Tabla dimensin libros

     Contiene los datos de cada libro, con los siguientes atributos: autor, barcode, Estante, isbn, issn, itemnumber, itemtype, notes, pages, replacementprice, size, Titulo

         Tabla hechos circulacin

     Contiene informacin detallada de la circulacin realizada por las bibliotecas de la UNAE, con los siguientes atributos: codigobiblioteca, date_due, datetime_days, overdue, fechatransaccion, Indice, issuedate, issues itemnumber, Medida, renewals, type_statistics.

Una vez que se definan las tablas de hechos y dimensiones se realiza el modelo lgico y fsico. En la Figura 1, se puede observar el modelo lgico y, en la Figura 2, se observa el modelo fsico.


Figura 1: Diseo del modelo lgico.

Fuente: Autora propia.

Figura 2: Diseo del modelo fsico.

Fuente: Autora Propia.

 

         ETL

En la Integracin de Datos, con el modelo definido en la etapa anterior, se genera lo siguiente:

En la Tabla 2, se crea una vista, con las tablas que se identificaron para la obtener informacin de la base de datos MySQL origen, siendo las siguientes tablas las que conformaron la consulta SQL:

 

Tabla 2: Tablas que conforman la consulta/vista en Koha.

Nombre de Tabla en el Koha

Descripcin

Borrowers

Datos personales del usuario

Items, Biblio, BiblioItems, Biblio_Matadata

Contiene informacin necesaria para obtener datos referentes al libro

Statistics

Contiene un historial de transacciones realizadas en el Koha.

Branches

Almacena los datos informativos de las bibliotecas

Issues

Almacena de manera temporal los prstamos activos.

Fuente: Autora Propia.

 

         Se crea mediante un ODBC la conexin entre la base origen y el Power BI.

         La herramienta Power BI realiza el proceso de extraccin de informacin, que en este caso correspondera a la vista creada en el origen, para que en la transformacin se proceda a crear las tablas de dimensin, eliminando duplicados y creacin de atributos necesarios y, la correspondiente tabla de hechos.

         Con el Power BI se crean las relaciones uno a varios entre las tablas de dimensiones de hechos, uno a varios entre las tablas de dimensiones y la de hechos.

 

         Diseo e implementacin del Dashboard con la herramienta Power BI Desktop:

Se disean los reportes de acuerdo a los requerimientos la biblioteca UNAE, los resultados de los reportes y su discusin se presentan a continuacin:

 

Nmero de prstamos, renovaciones y devoluciones, realizadas por cada biblioteca

En la Figura 3, se identifica claramente el total de nmero de prstamos (issue), renovaciones (renew) y devoluciones (return), realizadas por cada biblioteca, en el periodo 2015 - 2021.


Figura 3: Circulacin Bibliogrfica (prstamos, devoluciones, renovaciones).

Fuente: Autora Propia.

 

Se puede observar que el nmero de prstamos en el 2015 es bajo, en relacin a los aos 2016 2019; esto se debe a que la biblioteca empieza a funcionar en 2015, con un nmero reducido de usuarios (estudiantes, docentes, administrativos). Durante el periodo 2016 2019, el crecimiento es considerable por el aumento de carreras, estudiantes matriculados y esto implic contratacin de ms personal administrativo y acadmico. Pero, tambin se puede ver que entre el 2020 y 2021 hay un gran decrecimiento, provocado por la pandemia.

 

Las 5 clasificaciones del sistema decimal Dewey con ms movimiento

En la Figura 4, se observan las clasificaciones correspondientes al sistema decimal Dewey que ms movimiento han tenido.

 


Figura 4: Las 5 clasificaciones del sistema decimal Dewey con ms movimiento.

Fuente: Autora Propia.

 

La biblioteca, a ms de libros, dispone de tabletas (computadoras porttiles con tecnologa tctil) y, podemos ver que la clasificacin que ms movimientos ha tenido, corresponde a Microcomputadores digitales especficos (004.165), esto por la disponibilidad que se tiene en nmero de tablets para prstamo a grupos de usuarios, seguido de los libros de investigacin cientfica (001.42), de libros de pedagoga didctica (370.11), del rea de estudio educacin preescolar (372.21) y, libros de teora educativa (370.1).

 

Los 5 ttulos de libros ms solicitados

En la Figura 5, se observa que, el titulo Galaxy Tab E correspondiente a las tablets y el libro de Ttem 1 son los ms prestados.


Figura 5: Ttulos ms prestados.

Fuente: Autora Propia.

 

Con esta informacin se puede decir que los ttulos de libros ms solicitados por los usuarios corresponden a Galaxy Tab E, Totem 1: mthode de franais A1, Totem 1: mthode de franais A1. Cathier d' activities, Metodologa de la investigacin, Aprender a ensear: una introduccin a la didctica general. Los tres primeros se justifican porque existen bastantes ejemplares para su uso y, justamente se prestan a grupos numerosos de estudiantes, para sus clases; mientras que los siguientes libros son prstamos individuales y limitados, tambin debido al nmero de ejemplares disponibles.

 

Las 3 categoras de usuarios con ms das en mora

En la Figura 6, se pueden observar los totales de las tres categoras que ms mora en das presentaron de acuerdo al siguiente orden: administrativos, docentes, estudiantes.

 


Figura 6: Das mora por categora de usuario.

Fuente: Autora Propia.

 

Gracias a estos datos, se puede indicar que los administrativos son quienes se extralimitan con el tiempo lmite de prstamo, pese a que son los que menos solicitan libros, en comparacin con los docentes y estudiantes.

 

Conclusiones

Al tener a disposicin una Data Warehouse, se agilita la toma de decisiones reales y tcnicas, en referencia a la adquisicin de nuevos libros, todo con base en la informacin que facilitan los Dashboard generados por la herramienta Power BI. La informacin permite conocer, en tiempo real, el nmero de prstamos, devoluciones y renovaciones por biblioteca, tambin brinda el conocimiento sobre los estantes de reas de estudio que ms movimiento tienen, los mismo que son identificados por el estndar internacional correspondiente a la clasificacin Dewey; adems de los ttulos de libros que ms se solicitan por los usuarios. Incluso se puede conocer o hacer comparaciones entre los diferentes intervalos de tiempo: aos, meses y das; todo esto, mediante el procesamiento de la informacin obtenida, permitiendo una mejora considerable en la adquisicin, al igual que conocer de cerca el estado de la biblioteca y su circulacin bibliogrfica.

Tener a disposicin la informacin que generan los Dashboard permitir al personal de la biblioteca tener el control en tiempo real, sobre el tiempo mximo de prstamo otorgado a un usuario. En el caso de una posible mora, se cuida que la devolucin se realice dentro del tiempo asignado, as como tambin se est pendiente de que los bienes del estado se mantengan ntegros.

Finalmente, con la informacin disponible se aseguran futuros anlisis que ayuden a dar seguimiento de la baja de bienes y/o el descarte de libros (por la falta de uso o circulacin). As como tambin, podra ser lo contrario, dado que la alta demanda impulsara la adquisicin de nueva estantera, entre otras. En las nuevas compras existirn nuevos parmetros tcnicos vlidos, que fortalecern los respectivos informes, y justificarn la adquisicin pertinente de libros en las reas de conocimiento.

 

Referencias

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2.             Gonzlez Araujo, H., Rivero, E., Mndez Zapata, A., & Bocanegra Esqueda, M. (2014). El Sistema Integral de Autormatizacin de Bibliotecas Koha y su aplicacin en la Biblioteca de Investigacin Juan de Crdova.

3.             Gonzlez, A. A., Vega, R., & Jimn, H. (2009). KOHA como solucin para la administracin de nuestras bibliotecas. Revista Cdice Vol. 5 N. 1: 85-94, 100.

4.             Haro, V., & Prez, W. (2014). Diseo e Implementacin de un Sistema de Soporte de Decisiones para el Centro de Documentacin Regional Juan Bautista Vzquez. Maskana, 245-256.

5.             INEC. (2015). Manual de Archivo General y Gestin Documental. Obtenido de http://www.ecuadorencifras.gob.ec/LOTAIP/2015/DIJU/enero/LA3_ENE_DIJU_ArchivoGeneral.pdf

6.             K., W. S. (2017). Big data analytics and electronic resource usage in Academic Libraries. Big data analytics and electronic resource usage in Academic Libraries. erepository.uonbi.ac.ke.

7.             Mndez Del Rio, L. (2006). En Ms all del Business Intelligence (pg. 55). Obtenido de https://www.gestiopolis.com/inteligencia-de-negocios-business-intelligence/

8.             Mndez, A., Mrtire, A., Britos, P., & Garca Martnez, R. (2003). Fundamentos de Datos Warehouse. Buenos Aires, Argentina.

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